メールの上手な使い方 〜受信トレイは空にする〜

 

メールが上手く使えない、必要なメールが埋もれてしまい探すのが大変、メールの仕分けが面倒で・・・といったご相談をいただくことがあります。

そこで、何回かに分けてメールの上手な使い方を紹介していきます。

 

メールの上手な使い方 〜受信トレイは空にする〜

新着メールはメールソフトの受信トレイに入りますが、この受信トレイをメール置き場にしている方をよく見かけます。
過去のメールも新着メールも受信トレイにどっさりと保管されている・・・これでは大切なメールが埋もれてしまったり、新着メールのチェックも疎かになってしまうことになります。

そこでおすすめするのが・・・

受信トレイは空にする ということです!

  1. 新着メールを受信する=受信トレイに入る
  2. 読んで必要なものは保管用フォルダ(Gmailの場合はアーカイブ)
  3. 不要なメールは削除(ゴミ箱へ)

作業はたったのこれだけです。

 

受信トレイを空にするメリット

新着メールが目立つ

空の受信トレイにメールが入りますので、受信したメールは目立ちます。

数も多くないので目を通すための負担も少ないですし、重要なメールを漏らすことなくチェックできます。

 

作業時間が少なくて済む

受信トレイを空にしておけば、チェックした際に受信したメールだけを処理すればいいので、メール処理にかかる時間はわずかです。
溜めておかなければ簡単に済むので、心理的負担もなく、気軽に処理できます。

 

フォルダ分けはほどほどにする

受信したメールで保管しておきたいものは、フォルダを作って仕分けてして保管することをされていると思いますが、フォルダを使った仕分けはほどほどにしておくのがおすすめです。

仕分け作業に時間がかかったり、どのフォルダに保管したかわかなくなってしまうなど、負担が大きくなり、結果作業が長続きしなくなってしまいます。

 

インボックスゼロ の思想

タスク管理の考え方でGTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)というものがありますが、GTDの中で インボックスゼロ という手法があります。

すべてのタスクや思いつきなどをインボックス(=受信トレイ)に置き、それを上から順に処理(仕分け)をして、インボックスを空にするのが、基本の作業です。

メールの使い方もこのインボックスゼロと同じく、受信トレイは常に空にする=受信トレイにあるメールは未処理のもの というスタイルでメールを扱うと、効率的に作業できます。

 

 

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投稿者プロフィール

kikuchi@fujidenki
kikuchi@fujidenkiフジデンキ 店長
1963年 福島県三春町生まれ。
街の電器屋から、今はパソコン屋兼ウェブ屋として活動。

パソコンは1991年にMS-DOSを使い始め、現在はWindows、Macを常用。
仕事によって、時々Linuxも使う時あり・・・Linuxはひよっ子。

そのパソコンをお客様がいかに快適に使えるか、ということを考えたパソコン販売と修理を行っています。

■プライベートサイト
penchi.jp
@penchi - Medium

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