Microsoft Officeのテンプレートを活用する

 

WordやExcelを使っている中で、定型の書式を使って文書やブックを作ることがよくあります。

こんな時にとても便利なのが、Officeのテンプレート機能です。

 

定型の書式はテンプレート化する

Officeのテンプレートを作成するのは簡単です。
下記はWordを例にしますが、ExcelやPowerPointも同様です。

まずテンプレートとして保存したい文書を作ります。

 

ポイントは保存の方法です。
保存の際にファイルの形式を通常の Word文書(*.docx) ではなく、選択肢から Wordテンプレート(*.dotx) を選び、保存します。
ファル名は何のテンプレートかわかるようにつけておきましょう。 ここでは仮に文書01とします。

 

テンプレートファイルは専用の保存先に保存され、通常の文書とは別扱いになります。

 

テンプレートを使う

保存したテンプレートを使うには、Wordを起動し新規をクリックします。

ウインドウ中にテンプレートを表示した Office と 個人用 という箇所があるので、個人用をクリックします。

 

自分で作成したテンプレート、文書01がありますので、これをクリックすればテンプレートが開き利用できます。

 

テンプレートを開いて作った文書は、名前を付けて通常の形式で保存します。
テンプレートは変更されないので、何度でも使うことができます。

通常の形式で保存したファイルをテンプレート的に使っていると、そのまま上書き保存してしまい、次回使うときに修正が面倒になりますが、テンプレートなら誤って上書き保存するということもないので、安心して利用できます。

 

テンプレートの保存場所を変更し複数のパソコンで使う

テンプレートはそのパソコンの中に保存されるので、別のパソコンで使う際は個別にテンプレートを保存する作業が必要になります。

そこで、テンプレートの保存場所をOneDriveなどのクラウドストレージに変更して、テンプレートの共有化をします。
テンプレートの保存場所は、Officeアプリのメニューのオプション保存で指定されていますので、ここをOneDriveやDropboxなど利用しているクラウドストレージに作成したテンプレート保存用ファイルにすればOK。

 

他のパソコンのOfficeアプリでも同じように、クラウドストレージのテンプレート保存場所に指定すればテンプレートの共有化ができます。
テンプレートを変更したり増やしたりしても、どのパソコンでも同じになるので便利です。

※テンプレートの保存場所はWord、Excel、PowerPointそれぞれで指定する必要があります。

 

まとめ

Officeのテンプレートは案外使われてない方もいるようですが、定型の書式をよく使う場合はとても便利です。

フジデンキでも伝票関係のよく使うExcelファイルはテンプレート化し、OneDriveで共有できるようにして活用しています。

テンプレートを作成する(Microsoft Office サポート)

 

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井上香緒里, できるシリーズ編集部
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投稿者プロフィール

kikuchi@fujidenki
kikuchi@fujidenkiフジデンキ 店長
1963年 福島県三春町生まれ。
街の電器屋から、今はパソコン屋兼ウェブ屋として活動。

パソコンは1991年にMS-DOSを使い始め、現在はWindows、Macを常用。
仕事によって、時々Linuxも使う時あり・・・Linuxはひよっ子。

そのパソコンをお客様がいかに快適に使えるか、ということを考えたパソコン販売と修理を行っています。

■プライベートサイト
penchi.jp
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