電子帳簿保存法に備える

お店や会社をされている方への情報・・・2024年1月1日から正式に電子帳簿保存法が施行されます。
2022年7月時点ではまだ1年以上先ですが、制度を理解して備えておく必要があります。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、各税法で保存が義務付けられている帳簿・書類を電子データで保存するためのルール等を定めた法律です。
2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行され、国税関係の帳簿・書類のデータ保存について、抜本的な見直しが行われたのですが、「電子取引」に関するデータ保存の義務化については、2023年12月末まで2年間に行われた電子取引については従来どおりプリントアウトして保存しておくことが認められることになっています。

しかし、2024年1月1日からの電子取引については、プリントアウトでの保存は認められず、電子データでの保存が義務となります。
電子データでの保存法についてはいくつかのルールがあり、それに沿った保存方法をとることが求められます。

国税庁の電子帳簿保存法に関するサイト

わかりやすい説明は・・・経済産業省のミラサポplusの支援サイト

電子データ保存のポイント

フジデンキでもお客様から質問されることがあるので電子データ保存のポイントを簡単にまとめてみました。

検索機能を持たせること

あとからデータを確認する際に目的のデータをすぐ取り出せるように保存する必要があります。
専用ソフトを使う、索引簿を作成して管理するという方法もありますが、費用がかかったり手間が増えたりするので、一番手軽なファイル名を決めて保存するという方法がおすすめです。

「取引年月日」「取引先」「取引金額」で検索できる状態にしておかなくてはならないので、例として下記のようなファイル名の付け方になります。

例: 20220601-フジデンキ-10000 (← 2022年6月1日にフジデンキと10000円の取引をした場合のファイル名)

ファイル形式はExcelでもPDFでも、ファイル名を 取引年月日-取引先名-取引金額 とすることで、一覧からも検索でも探しやすくなります。

真実性を持たせること

電子データの訂正・削除が記録される保存法である必要があります。
これは帳簿の改ざんなどの不正行為ができないようにするためです。

電子データに信頼できるタイムスタンプを付与するサービスもありますが有料のサービスです。
小規模なお店や会社であれば、「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を定め、データの訂正や削除が記録される場所に保存するようにします。
一般的なクラウドストレージであれば、保存されたデータの修正履歴も残りますし、パソコンが故障してデータを失うという危険性もないので安全でおすすめです。国税庁でもクラウドストレージを推奨しています。

「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」は国税庁のサイトにひな形があるので、これを利用して作成すればいいでしょう。

予行演習を兼ねて今から準備する

電子データの保存は何をどう保存するか・・・実際にやってみないとわからないことだらけです。
お店の備品をネットショップで買った場合、領収書や証明になるものはどこにあるのか? それをどう保存するのか?・・・といったことを考えなければなりません。
施工までまだ余裕があるので、今のうちから予行演習を兼ねて実際に保存してみるといいでしょう。
フジデンキでも2022年1月からこれまでの保存方法を見直したり、ファイル名の付け方を決めるなどをしながら実践しています。

やるべきことのポイント

  1. ファイル名の付け方を決める
  2. 電子データの保存場所を決める
  3. 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を作る
  4. 紙のデータを電子化して一元化したい場合は、スキャナ保存の方法を検討する

なお、会計事務所と顧問契約をされている場合は、会計事務所と相談しながら運用方法を決めるようにするといいでしょう。

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ライタープロフィール

kikuchi@fujidenki
kikuchi@fujidenkiフジデンキオーナー
菊地 弘尚 ーHirotaka Kikuchiー
フジデンキのなかの人
パソコンの販売と修理、サポート、ウェブサイトの制作を生業としています。
趣味はデジタルガジェット全般(ゲーム機は除く)。
https://note.com/penchi

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