電子帳簿保存法では無料サービスの利用に注意を

令和6年(2024年)1月1日から義務化される電子帳簿保存法ですが、電子取引データの扱いについていくつかの注意事項があります。
義務化までまだ時間があるのでよく確認し、義務化に備えましょう。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿や国税関係書類(決算関係書類・取引関係書類)について、電磁的記録(電子データ)による保存を認める法律です。

電子帳簿保存法で定められている要件を満たすことで、従来は紙文書での保管が義務付けられていた帳簿書類を、以下の方法で電子データとして保存することができます。

  • 電磁的記録(電子データ)の保存・・・電子的に作成した書類を電子データのまま保存
  • スキャナ保存・・・紙で発行・受領した書類をスキャンして画像やPDFデータとして保存
  • 電子取引の保存・・・電子的に授受した取引情報をデータのまま保存

当初は今年、令和4年(2022年)1月1日から義務化される予定でしたが、準備期間が必要ということで宥恕(ゆうじょ)措置(猶予期間)が設けられ、令和6年(2024年)1月1日から義務化されます。

電子帳簿保存法に必要なもの

電子データを扱うということでパソコンと会計ソフトが中心になりますが、その他に下記のようなものが必要になります。

  • 紙の伝票等をデジタル化するもの・・・スキャナ、ドキュメントスキャナ、プリンタ複合機、スマホのスキャンアプリなどを利用
  • データを保存するもの・・・HDDやCD-R、DVD-Rでもいいですが、長期間、安全に保存できるという面でクラウドサービスが推奨されています

クラウドやメールサービス利用時の注意点

クラウドサービスはすでにMicrosoftのOneDriveやGoogleのGoogleドライブ、Dropboxなどを利用している方も多いと思いますが、多くの方は無料サービスの範囲でお使いではないでしょうか?
無料サービスの場合、アカウントに対しての保証はなく、サービス提供事業者の都合でアカウントが停止または削除される可能性があります。特に規約違反などの場合は予告なしに突然アカウント停止や削除もあり得ます。
そのため、保存していた電子取引のデータを失う・・・という恐れもあります。

GmailやYahoo!メール、Outlook. comのフリー(無料)メールをお使いの場合もクラウドサービス同様の恐れがあります。

電子取引のデータは法人事業者は7年から10年、個人事業者は5年の保存義務があるので、長期に渡って安全・確実に保存できる方法が必要です。
無料サービス、フリーメールの場合は、その点の安全性は担保されていないので不安があります。

GoogleやMicrosoftのサービスは有料のプランがありますが、こちらを契約すれば契約中は保証されるので安全です。

令和6年の義務化に向けて準備を進めましょう

法人事業者はもちろん、個人事業者も事業を行っている方はすべて電子帳簿保存法の対象になります。
義務化までまだ時間はありますが、今のうちから自分の会社やお店ではどうするかを検討し準備を進めましょう。
会計事務所と契約している場合は、会計事務所のすすめるやり方もありますので、相談してみるといいでしょう。

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ライタープロフィール

kikuchi@fujidenki
kikuchi@fujidenkiフジデンキオーナー
菊地 弘尚 ーHirotaka Kikuchiー
フジデンキのなかの人
パソコンの販売と修理、サポート、ウェブサイトの制作を生業としています。
趣味はデジタルガジェット全般(ゲーム機は除く)。
https://note.com/penchi

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