2022年12月7日 / 最終更新日 : 2022年12月7日 kikuchi@fujidenki コラム

Google WorkspaceやMicrosoft 365で電子帳簿保存法に備える

2024年1月から正式に電子帳簿保存法がスタートします。
電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要となりますが、保存先にGoogle WorkspaceやMicrosoft 365のクラウドストレージを利用する方法もあります。

電子帳簿保存法は2024年1月スタート

2022年1月より、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（電帳法）」が改正され、請求書・領収書・契約書・見積書などに関する電子データを送付／受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たしてデータ保存することが必要となりました。

電子帳簿保存法は2024年1月1日に施行されるので、それまでに準備をしておく必要があります。

www.nta.go.jp

電子帳簿保存法関係｜国税庁

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm

www.nta.go.jp

電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm

データの保存先について

電子取引データはもちろん、取引関係書類をスキャンしてデジタルデータとして保存する場合、それらのデータを安全に保存しておく義務が生じます。
保存に際してはパソコン等の故障によるデータ消失の予防や、データを書き換えた場合に履歴が残るバージョン管理、必要なデータをすぐ取り出せるようなファイル管理方法も必要になります。

そこで推奨されるのが、Google WorkspaceやMicrosoft 365のSharePointなどのクラウドストレージです。

Google Workspaceが電子取引ソフト法的要件認証を取得

Google Workspaceは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以下、JIIMA）が審査する「電子取引ソフト法的要件認証」を取得し、電子取引ソフト法的要件認証製品一覧に登録されました。

Google Cloud Blog

Google Cloud、 Google Workspace の JIIMA 認証取得を完了 | Google Cloud Blog

https://cloud.google.com/blog/ja/products/identity-security/gws-jiima-certification

Google Cloud は、Google Workspace が公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以下、JIIMA）が審査する「電子取引ソフト法的要件認証」を取得し、電子取引ソフト法的要件認証製品一覧に登録が完了したことをお知らせいたします。2022 年 1 月より、「電子計算機を使用して作成する

JIIMA 公式サイト

アーカイブ用光ディスク製品認証製品一覧 | JIIMA 公式サイト

https://www.jiima.or.jp/certification/enshitorihiki/list/

ドライブとディスク組み合わせ一覧（製造者名あいうえお順）ドライブドライブ型番ディスク容量認証記録速度(注1)製品番号パイオニアBDR-PRlMA-WBDR-PR1MC-W業務用アーカイブディスク（ソニー株式会社）128GB(QL)4×B4PPAD4RB25B4SPAD4RB10BDR-PR1MA-PBDR-PR1MA-*BDR-PR1EPABDR-PR1MC-PBDR-PR1MC-*BDR-PR1EP業務用アーカイブディスク（三菱ケミカルメディア株式会社/Ve

Google WorkspaceとMicrosoft 365の電子帳簿保存法対応マニュアル

Google WorkspaceとMicrosoft 365の電子帳簿保存法に対応する使い方のマニュアルがありますので、利用を検討される方は目を通しておくといでしょう。

Google Workspace

Google Workspace (旧 G Suite )導入でテレワークや働き方改革を実現 | Master Apps

電子帳簿保存法の改正内容を解説｜Google Workspace (旧 G Suite )導入でテレワー...

https://www.master-apps.jp/special/denshichobo/

電子帳簿保存法の改正内容を解説｜Google Workspace (旧 G Suite )の導入・活用推進ならMaster Appsへ。Google 認定パートナーとして、大手から中小企業まで2500社以上の支援実績あり。企業のテレワーク導入や働き方改革、業務効率化を多数実現。セミナーや研修の開催情報、企業の導入事例も配信中！

Microsoft 365（SharePoint、OneDrive for Business）

Windows Blog for Japan

Microsoft 365 電子帳簿保存法対応に関するホワイトペーパー公開 - Windows Blog ...

https://blogs.windows.com/japan/2022/05/19/white-paper-on-microsoft-365-electronic-bookkeeping-act-compliance/

この度、Microsoft 365 電子帳簿保存法対応に関するホワイトペーパーを公開致しました。 Microsoft 365 電子帳簿保存法対応ホワイトペーパーこのドキュメントでは、電子帳簿保存法について概説し、関連する Microsoft 365 に含まれる、Microsoft SharePoint Online、OneDrive for Business、Microsoft Teams の機能について説明します。また本ドキュメントは、SharePoint Online、OneDrive for Business、Teams の標準機能を利用し、電子帳簿保存法の要件を満たすための実装案や注意すべき点の概要を提供することを目的としています...

無料サービスの利用は非推奨です

GoogleドライブやOneDriveなど無料で利用できるサービスもありますが、サービスを提供する側の判断（規約違反など）でアカウントが停止されたり、バックアップ体制などの不安から、安全を担保できないということで電子帳簿保存法での利用は非推奨です。
同様の理由でフリーメールも非推奨になるので注意しましょう。

※Google WorkspaceやMicrosoft 365はサブスクリプションの有料のサービスになります。